IT-Projektmanagement für Ihren Value

Eine altebekannte Projektmanagerweisheit ist für mich, in allem was ich bezüglich IT-Softwareprojekten oder Requirements Engineering tue, ein Leitstern geworden:

Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es endet! 

Tatsächlich scheitern zwischen 70 und 85% analysierter IT-Projekte aufgrund mangelnder Vorprojektphase. Die ersten 30% der Projektdurchlaufzeit entscheiden über Ihren Erfolg. Diese Phase effizient, nachvollziehbar und belastbar zu gestalten, bedeutet nicht zwingend, bereits hier hohe Kosten zu produzieren. Mein Best Practice Modell im IT-Project Management entwickelte sich aus Erfahrung. Er wurde für mich zu einem Erfolgsrezept, um Ihren Projektnutzen sicher zu stellen.

Projekte sind Problemlösungsmodelle

Ihr Businessproblem wird durch ein Projekt beschrieben. Es ist durch Ihre Business-Ziele, Ressourcen und Budgets beeinflusst. Daraus resultieren Kosten, Durchlaufzeiten, Qualitäten sowie Arbeitspakete. Insgesamt ist Ihr Projekt ein Problemlösungsmodell wozu Albert Einstein treffend meinte:

Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.

Problemverständnis mittels Kano-Analyse

Im IT-Projektmanagement ist die Kano-Analyse für mich ein unschlagbares Instrument. Sie spart Zeit, reduziert Aufwände und beschleunigt die Projektplanung. Die wichtigste Phase, die über den Projekterfolg entscheidet ist und bleibt die Vorprojektphase.

Als Projektleiter sind Faktoren wie Durchlaufzeit, Entwicklungs-Aufwände, Qualität, Kosten sowie der Scope die zentralen Steuerungscluster.

Kano Analyse, Kobald Agile Expert & IT-Projects, 2017

Die Kano-Analyse erlaubt bereits geschätzte Kernaussagen darüber, welche Funktionen eine Applikation mit welcher Wichtigkeit enthalten sollte. Gleichzeitig kann der zeitliche Entwicklungsplan für die Erstellung der Applikationen erstellt werden (Releases). Weiter ist ein erstes Product-Backlog (Anforderungsliste) vorhanden. Für mich ist die dargestellte Herangehensweise der erfolgversprechendste Best Practice Weg:

  1. Identifikation der Anforderungen (Problemverständnis)
  2. Anforderungen funktional und dysfunktional gegenüberstellen (z. B. Wie relevant ist Funktion X für Ihren Value? Wie nachteilig, wenn sie fehlt?)
  3. Bestimmung der Reihenfolge (Use Case Priorisierung) mittels Priority Poker
  4. Erstellung einer Kano-Analyse-Matrix

Der messbare Projektauftrag

PM Funktion 1.0
Vektorenraum der Businessfunktion, Kobald Agile Expert & IT-Projects, 2016

Businessfunktion B (t, b, z, r) ermöglicht es mir, Ihr Projekt als dynamischen Vektorenraum zu erfassen.  Ändert sich in diesem Raum ein Zustand, ändern sich selbstredend auch die anderen Zustände. Ihr Projekt ist die Menge seiner dynamischen Problem-Zustände. Die funktionale Ordnungsstruktur ist sowohl eine wenig aufwändige Problem-Lösungs-Analyse dieser Zustände als auch deren Objektivierung mittels Zahlen.

Gute Informationen und Ihr Projektauftrag 

Ihren Projektauftrag messbar zu machen, ist der erste wichtige Schritt für eine erfolgreiche Umsetzung. Um Ihren Scope – den Leistungsinhalt – greifbar zu machen, sind Analysedaten das um und auf. Conan Doyle meinte zur Informationsgewinnung sehr realistisch:

Gute Informationen sind schwer zu bekommen. Noch schwerer ist es, mit ihnen etwas anzufangen.

Unbenannt
Best Practice Scoring Modell: Kobald Agile Expert & IT-Projects, 2016

„Gute Informationen“ generiere ich mittels Scoring-Modell. Diese Art der Mehrwertanalyse ist ein best practice modell und erlaubt strategische und operative Informationen und Einschätzungen Ihrer Business Units systematisch zu erfassen. Die Daten können sowohl qualitativ und quantitativ verwertet werden. Der Vergleich von Optionen über Kriteriengewichtung ermöglicht es, nachvollziehbare Szenarien zu entwickeln. Gleichzeitig ist die Matrix eine gute Voraussetzung zur Nutzwertanalyse der definierten Use Cases. Last but not least ist das Scoring im Projekt-Set Up ein Enabler für kollaborative Zusammenarbeit.

Klassisch oder Agile?

Genau diese Frage stellt sich recht eigentlich nicht. Für mich ist die viel wichtigere Frage an Sie, wie Ihre IT und Ihre Vendoren arbeiten und welche Systeme Sie verwenden. Weiter sind Ihre eingesetzten Tools ein wichtiger Faktor. Dementsprechend ist die Projektmanagementmethode von mir anzupassen. Die Problemlösungsperspektive sowie die Zielorientierung sind und bleibem im Vordergrund des Projektmanagements.

Das Scoring etwa ermöglicht On-Demand-Skalierung sowie die Entwicklung von businessorientierten Funktionalitäten mit raschen Nutzungsmöglichkeiten für Sie. Es ist völlig unabhängig, ob diese Herangehensweise im agilen Umfeld, oder im klassischen Umfeld angewandt wird. Übrigens gibt es gar kein agiles Projektmanagement. Keine einzige agile Software-Entwicklungs-Methode kennt die Rolle des Projektmanagers. Es handelt sich wohl mehr um eine Buzzword Illusoryals um adäqute agile Herangehensweise. Selbstverständlich sind das Wasserfallmodell, Spiralmodell, RUP (wobei diese ja bereits das iterative Element in der Softwarentwicklung berücksichtigen) oder das V-Modell genau gleich gut oder genau gleich schlecht, als irgendeine agile Methode. Zwar entwickelte Ken Schwaber mit dem Nexus Framework eine Art Scrum-Projektmanagement für große Organisationen, aber im deutschen Sprachraum ist diese Art des Projektmanagements noch nicht wirklich state of the art. Viel mehr gilt das Wort von Fred Brooks in seinem The Mythical Man-Month:

The quality of the people on a project and their organization and management, are much more important factors in success than are the tools they use or the technical approaches they take.

Warum Projektmanagement light effizient ist

In Ihrem Sinne arbeite ich mit Projektmanagement ligth. Im Laufe der Jahre hat sich meine Best-Practice-Methode entwickelt, die so viel wie notwendig dokumentiert, aber so wenig wie möglich. Meine Grundsätze lauten:

  1. Konzentration auf die Schaffung von Value
  2. Objektorientierte Analyse
  3. Avoid waste! (weglassen von Ballast)
  4. Transparenz durch Real Time Reports
  5. Belastbares Controlling durch Cost Center
  6. Iteratives Management
  7. Ergebnisoffenheit
  8. Teamorientierung
Projektmanagement heuristisch
Objektorientiertes Projektmodell: Kobald Agile Expert & IT-Projects, 2016

Ein Projekt besteht aus einer n-Anzahl an Businessobjekten. Diese sind mittels wahrscheinlichen Aussagen zu analysieren. Die wichtigsten Inputtrigger sind Ihre Experten, Systemdaten und Stakeholder. Besonders Ihre Teams sind top Expertensysteme deren Crowd Brain systematisch und normiert erfasst werden kann. Ist die Projekt-Basis mit den passenden Analysemodellen, dem passenden Projektmanagementmodell und den am Business-Scope ausgerichteten Zahlen gelegt, dann sind meiner Erfahrung nach ≥75% des Projekterfolges gesichert.

Mein Selbstmanagement 

Ich predige nicht Wasser und trinke selbst Wein. Ein zentraler Faktor für Ihren Projekterfolg ist natürlich auch mein Selbstmanagement. Dwight D. Eisenhower verfolgte ein unschlagbares Selbstmanagementkonzept, welches eine wichtige Säule für mich ist.

  1. Dringliche und wichtige Aufgaben selbst und sofort tun!
  2. Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben für die Erledigung terminieren!
  3. Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind, streichen!

Mir ist effizientes Arbeiten sehr wichtig. Deswegen vermeide ich Zeitdiebe (unproduktive Arbeiten). Persönlich glaube ich nicht, dass Multitasking eine positive Fähigkeit ist. Sie kennen vielleicht den Sägeblatteffekt? Störungen behindern den Gedanken- und Arbeitsfluß und führen zu erneuten Anlauf- und Einarbeitungszeiten. Schätzungen gehen davon aus, dass bis zu 28% unserer Zeit durch Störungen „verloren“ gehen. Störungen sind etwa, ständig Emails in Echtzeit zu beantworten. Aber auch zu viele Unterbrechungstelefonate. Gerne arbeite ich selbst mit Scrums. Ich konzentriere mich 90 Minuten auf eine Aufgabe – und vermeide den Badewanneneffekt. Vormittags bevorzuge ich eher kreative Arbeiten. Nachmittags gerne Routinetätigkeiten, wie beispielsweise Emailverkehr und wichtige Telefonate.

Sie haben weitere Fragen? Ich kann Sie bei einer Problemlösung unterstützen? Dann kontaktieren Sie mich bitte!